Diğer bir değişle çalışanların, hukuk kuralları doğrultusunda maaşlarının hesaplandığı ve her ay alacağı hak edişinin belirlendiği ve raporlandığı belge türüdür. Bordrolama yapılırken, o ay çalışanın hak edişi kalem, kalem belirtilir. Örneğin, o ay mesaiye kalarak, buradan doğan hakkı olabilir. Aslınca çoğu zaman yapılan bu işlemler basit gibi gözükse de, her bir çalışanın bordrosunun düzenlenmesi oldukça önemli bir iştir. Peki, bu süreç nasıl işliyor. Öncelikle bordrolama işlemi yapılırken, ilk olarak yasal çalışanların, işletmenin kullandığı yazılım programına kayıt edilmesi gerekiyor ve ardından personelin SGK işe- giriş belgesinin dosyada arşivlenmesi lazımdır. Sonrasında, brüt maaşı, kesintiler, AGİ hesaplaması, işe giriş-çıkış saatleri, fazla mesai vs gibi çalışılan aya ait olan tüm bilgiler eksiksiz şekilde programa girilir, hesaplanır ve sonunda personelin o aya ait hak edişi olan maaşı hesaplanır, ardından kontrol edilir ve hazırlanan bu belgede saklanmaktadır.
İş Kanunu’na göre, bir personel yeni olarak işe başladığında öncelikli olarak, işçinin nüfus cüzdanının fotokopisi, fotoğrafı, en son okuduğu okuldan diploması, oturduğu ikametgahı gibi kişisel bilgilerinin yer aldığı özlük dosyası hazırlanmaktadır. Nitekim İş Kanunu’nda, özlük dosyasıyla ilgili yapılması gereken çalışmaların neler olduğu yer almaktadır. İşletmeler, kanuna göre, istenen tüm evrakları özlük dosyasında bulundurmak zorundadırlar ve bunları yapmazlar ise her bir çalışan için para cezası ödemek durumunda kalacaklardır. Özetle, bir personel iş yerinde çalışmaya başladıktan sonra, o ay alacağı hak edişi için maaş bordrosu düzenlenmektedir. Yukarıda da ifade ettiğimiz gibi çalışanın maaşı hesaplanırken yasal kesintiler çıkarılır ve mesai, AGİ gibi ilave hakkedişleri de eklenmektedir. Personelin bordosu genelde, ilgili insan kaynakları ve finans departmanı koordinasyonunda hazırlanmaktadır. Bu departmanlarda, iktisat, işletme, çalışma ekonomisi gibi bölümlerden mezun olanlar çalışmaktadır. Bütün işletmeler, kendi içlerinde çalışmaları için özlük dosyalarını tutmakla yükümlüdürler. Ancak bazı şirketler, dışarıdan “outsourcing bordro hizmeti” satın alabilirler. Outsourcing bordro hizmeti veren firmalar, çalışanların işe giriş döneminden, o işten ayrılana kadar geçirdiği döneme kadar, güncel hukuki mevzuat doğrultusunda, iş süreçlerini yönetmektedirler.
Çalışanların özlük dosyasını ve bordrosunu hazırlayacak uzmanların, hem İş Kanunu hakkında bilgisinin olması, hem de mevzuattaki gelişmeleri güncel olarak yakından takip etmeleri lazımdır. Bu departmanda görev alan uzmanların; mevcut özlük dosyası hazırlama ve maaş ödemeleri iş süreçlerinin yanı sıra, yıllık ücretli izinlerin uygulanması, işe giriş ve ayrılış bildirgelerinin hazırlanması, pirim oranları, ücretsiz izinler ve izin yönetmeliği, iş sözleşmeleri ve türleri, mesai hesaplamaları, özürlü istihdam teşvikleri, iş göremezlik raporu ve idari para cezaları uygulamaları gibi birçok konuda bilgi ve tecrübelerinin olması gerekmektedir.
