Günlük Devam Çizelgeleri

Puantaj Nedir?

Puantaj; personelin işe giriş ve işten çıkış saatlerini belirleyebilmeye yarayan kayıtlardır. Bu kayıtlar sayesinde personelin tüm giriş ve çıkış zamanları kendi imzası ile kayıt altında tutulur. Bu kayıtlar personelin maaş hesabında etkin rol oynadığından oldukça önemli kayıtlardır. Bu yüzden, puantaj takibi eksiksiz ve hatasız şekilde yapılmalıdır.

Puantaj hesabında ücretli ve ücretsiz izin, personelin çalıştığı gün sayısı, fazla mesailer gibi birçok parametre yer alır. En temel hali ile bir puantaj tablosunda olması gerekenler aşağıdaki gibidir:

• Personelin çalıştığı gün sayısı,
• Fazla çalışma süresi,
• Eksik gün bilgisi (istirahat, devamsızlık gibi bilgiler) gibi bilgiler yer alır.

Puantaj, kullanımı ile sektörden sektöre farklılık gösterebilir. Ancak, genel kullanım amacı, mesainin saat üzerinden hesabını sağlamaktır. Puantaj hesabını sağlamak için yaygın olarak kullanılan yöntem ise puantaj cetveli oluşturmaktır.

Puantaj Cetveli Nedir?

Puantaj cetveli; işçinin puantaj üzerinde gösterilen bilgileri olan çalıştığı günler, fazla mesai süreleri ve devamsızlık gibi bilgilerin bir tablo üzerinde takip edildiği şeklidir. Bu cetveli, kendi imkânlarınız ile kâğıt üzerinde oluşturabileceğiniz gibi Excel üzerinden dijital tablo şeklinde de oluşturabilirsiniz. Excel’de oluşturacağınız tablo, fiziki olarak hazırlayacağınız tablonun dijital ortama dökülmüş hali şeklinde olacaktır ve sizi tabloyu çizme ve elle işaretleme zorunluluğundan kurtarırken puantaj cetvelini elektronik ortama kaydetme imkânı sağlar. Bunların dışında, personel sayısının çok olduğu iş yerlerinde daha farklı ve pratik puantaj cetveli oluşturma, takip yöntemleri bulunur. Tüm puantaj yöntemlerini aşağıda inceleyelim:

• Puantaj defteri: Kâğıt ve kalem ile kendi imkânlarınızla oluşturabileceğiniz bir yöntemdir. Özellikle işçi sayısının az olduğu iş yerlerinde kolaylıkla bu yöntemi uygulayarak işçilerin puantaj takibi yapılabilir. Bu defterde çalışan tüm işçilerin isimleri yer alır. İşbaşı saati ile birlikte puantörlük görevini üstlenen personel, işçilerin gelip gelmediğini kontrol eder ve puantaj defterine işler. Çıkış saati geldiğinde de yine puantör gerekli kontrolleri yaparak işçinin işi bıraktığı saati deftere işler. Böylece tüm işçilerin çalıştığı saat aralığı kayıt altına alınır.

• Elektronik kart: Kimi iş yerlerinde özellikle personel sayısı fazla ise elektronik kart okutularak puantaj takibi sistem üzerinden yapılır. Burada puantör, işçileri teker teker takip etmek zorunda değildir. Bunun yerine okutulan kart ile tüm işçilerin işe giriş ve işten çıkış saatleri otomatik olarak sistem üzerinde görünür. Kart okutma sistemi ile işçinin ne kadar süre ile iş yerinde bulunduğu belirlenir.

• Parmak izi okutma: İş yerlerinin kullandığı dijital sistemler elektronik kart ile sınırlı değildir. Bir diğer yöntem ise parmak izi okutma şeklindedir. Burada işçi, işe girişi ve işten çıkışı sırasında cihaza parmak izini okutarak çalışma saatlerini belirtmiş olur. Elektronik kart sistemiyle oldukça benzer bir sistemdir.

• Yüz tanıma: Bir diğer personel tanımlama şekli ise yüz tanıma yöntemi ile olur. İşveren her işçinin yüzünü, yüz tanıma sistemine kaydeder ve işçiler işe giriş ve işten çıkış esnasında yüz tanıtma yöntemi ile çalışma saatlerini kayıt altına almış olurlar.

Elektronik ortamda gerçekleştirilen tüm puantaj takip yöntemlerine Personel Devam Kontrol Sistemi adı verilir.

Puantaj Cetveli Nasıl Doldurulur?

Puantaj cetvelini oluştururken önce işçilerin ad ve soyadlarını teker teker girmeniz gerekir. Her bir işçi için kendine ait aylık satırı bulunur. İşçinin her bir aylık dönemi içinde günler tek tek görünür. Günlerin altındaki kutucuklara işçinin geldiği ve gelmediği her gün teker teker işaretlenir. Aynı zamanda, hafta tatilleri de çizelge içerisinde, hafta tatilinin bulunduğu günlere ait kutucuklara işaretlemek sureti ile belirtilir. Ay bitiminde ise işçilere ait satırların sonunda yer alan toplam çalışma, fazla mesai ve devamsızlık gibi bilgilerin gün sayısının toplamı belirtilir. Bu şekilde, ay sonu geldiğinde puantaj cetveline bakarak tüm işçilerin çalışma ve devamsızlık bilgileri kolaylıkla tespit edilebilir. Bu uygulamanın sonunda ise işçilerin ücret bordroları oluşturularak çalıştığı sürelere karşılık gelen ücretleri ödenir.