Personel Özlük Dosyalarının Hazırlanması

İşletmeler, işe yeni başlayacak olan personelden bir dizi belge talep eder. Bu belgeler kurumdan kuruma birtakım farklılıklar gösterebilir. Personelin işe başlamasıyla birlikte teslim alınan bu belgeler, çalışanla ilgili her türlü özel bilgiyi içerir ve çalışmanın devam ettiği süre boyunca güncel halleriyle muhafaza edilmelidir. Söz konusu belgelerin tamamı, personelin özlük dosyasını oluşturur.

Bir başka deyişle “Özlük dosyası nedir?” sorusunun cevabı; herhangi bir şirketin her bir çalışanı için ayrı ayrı tutması gereken, içinde çalışana dair her türlü bilginin yer aldığı çalışan kayıt dosyasıdır, şeklinde verilebilir.

Personel özlük dosyası konusunda 4857 sayılı İş Kanunu Madde 75’de; işverenin, yönetimi altında çalışan her işçi için ayrı bir özlük dosyası düzenlemesi gerektiği belirtilir. İşveren söz konusu özlük dosyasında, işçiye ait kimlik bilgilerinin yanında düzenlemekle yükümlü olduğu tüm resmi belge ve kayıtları saklamak ve gerek görülmesi durumunda bu belgeleri yetkili kişilere göstermekle yükümlüdür. İşçi hakkındaki tüm bilgileri, dürüstlük kuralları ve yasal zemin çerçevesinde kullanmak ve işçinin çıkarları doğrultusunda gizli kalması gereken bilgileri gizli tutmak zorundadır. 

Kanuna göre, kurumların özlük dosyası tutmaları ve bu dosyaları güncel olarak muhafaza etmeleri zorunludur.

Personel Özlük Dosyası Tutmak Neden Gereklidir?

Personelin çalıştığı süre boyunca ıslak imzalı olarak tutulması gereken belgelerin bir arada bulunduğu özlük dosyası, her şeyden önce kişinin o iş yerinde çalıştığının ispatını sağlar.

Ayrıca personel özlük dosyası, çalışma süresi boyunca çalışanla işveren arasındaki iş ilişkisine dair atılan adımları özetleyen evrak ve yazışmaları içerir. Böylece herhangi bir anlaşmazlık durumunda, özlük dosyasında yer alan bu belgeler gün yüzüne çıkar. Çalışanın ve işverenin iddialarına dair kanıtlar söz konusu belgeler içinde aranır. Dolayısıyla özlük dosyası evrakları güncel olarak ve asıl nüshaları ile birlikte muhafaza edilmelidir.

Herhangi bir şirkette, hakkında özlük dosyası tutulmayan bir çalışan bulunması durumunda kurum, idari para cezasıyla karşı karşıya kalabilir.

Personel Özlük Dosyasında Neler Olmalıdır?

İstihdam başlangıcında işe yeni başlayacak kişi tarafından sağlanması gereken belgeler aşağıdaki gibidir:

• Kimlik kartı fotokopisi
• Kimlik kayıt kopyası
• İkamet belgesi
• Diplomanın kopyası
• Sağlık sertifikası
• Kan grubu kartı
• Sabıka kaydı
• 2 fotoğraf
• Evlilik / aile bilgi belgesi
• Askerlik durum belgesi
• İş sözleşmesi / hizmet sözleşmesi
• Yeni çalışan SGK kaydı

 

Çalışanın Yeterliliğine İlişkin Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

• Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
• Çalışan devre dışı bırakılmışsa, sakatlık raporunun aslı veya kopyası
• Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan engellilik ödeneği olan çalışanlar için yazılı onay
• Eski hükümlü, terörle mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt ortamı
• 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
• Çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi

 

İşin Niteliğine İlişkin Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

• Çalışan fazla mesai onay belgesi (imzalı),
• Herhangi bir ekipmanın çalışanlara teslim edildiği velayet belgesi,
• İşletmenin doğasına uygun tıbbi muayene raporları,
• Periyodik tıbbi kontrol gerektiren işler için tıbbi raporlar,
• Ağır ve tehlikeli işlerde çalışanlar için bilgi listesi,
• Sürücü olarak çalışanlar için sürücü belgesi fotokopisi,
• Çalışanların vardiya halinde çalışması durumunda çalışma saatlerini gösteren vardiya çizelgesi.

 

İstihdam Sırasında Personel Özlük Dosyası İçin Gereken Belgeler

• Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin izni vb. ile ilgili belgeler,
• Annelik izni, çalışma raporu yeteneği / yetersizliği, hemşirelik izni başvurusu,
• Uyarılar veya diğer disiplin cezaları,
• Hastalık izni ve iş göremezlik raporları,
• İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları,
• Ücretin kesilmesi ve varsa nedeni,
• Ücret artışı, terfi, transfer vb. ile ilgili yazılı bildirimler,
• Performans değerlendirme formları,
• Çalışanlara iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili verdikleri bilgiler ve alabilecekleri riskler ile ilgili belgeler,
• İş kazası raporları,
• Geçici transfer için çalışanın onayı,
• Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar.

 

Çalışanın İşten Ayrılması Durumunda Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Belgeler

• SGK kayıt silme-işten ayrılma bildirimi,
• İbraname,
• İstihdam belgesi,
• Fesih bildirimi,
• İstifa dilekçesi,
• Kıdem tazminatı ve ihbar tazminatı,
• Haklı fesih sebebi olması durumunda evrak delilleri,
• Noterden gönderilen bildirimler,
• Yazılı bildirimler.

 

Varsa diğer belgeler;

• İş başvuru formu,
• İstihdam formu teklifi,
• Evlilik cüzdanı fotokopisi,
• Referans mektupları,
• Özgeçmişler,
• Bağımlıların kimlik kartının kopyası,
• Eski işyerlerinden referanslar,
• Çalışanların eski çalışmalarında yararlandığı asgari geçim indirimi ile ilgili belge.

 

Personel Özlük Dosyalarının Gizliliği

İş Kanunu’nun, 75. maddenin ikinci fıkrasında işveren, çalışan hakkında sahip olduğu bilgileri ifşa etmemekle yükümlüdür benzeri bir madde bulunmaktadır.

Personel dosyasının gizliliğini ihlal eden işveren, uğradığı zararı alma yükümlülüğü altına girebilir. Mahremiyetin ihlali, Türk ceza Kanunu’na göre suç teşkil eden bir eylemdir.
75. maddede belirtilen personel dosyalarını saklayamayan işveren 1478 TL idari para cezasına tabidir.

 

İşçi Özlük Dosyası Olmamasının Bir Cezası Var mı?

İşyeri, 4857 sayılı iş kanunun 75. maddesine göre istihdam ettirdiği çalışanların, özlük dosyalarını düzenlemediği takdirde 104. maddeye göre 2020 yılı için 2.943,00 TL idari para cezası alabilmektedir.

 

İşverenler Özlük Dosyalarını Ne Kadar Süre İle Saklamalıdır?

Özlük dosyasının hazırlanması kadar ne kadar süreyle saklanacağı da çoğu işverenin merak ettiği bir konudur. Çalışan özlük dosyasının saklanma süresine dair herhangi bir kesinlik bulunmamaktadır. Borçlar Kanunu’nun 125. maddesi göz önüne alındığında dosyanın saklanma süresinin 10 yıl olduğu söylenebilir. Fakat dosyada yer alan belgeler çeşitlilik gösterebilmektedir. Bu nedenle bazı belgelerin saklanma süreleri de farklılık gösterebilir.